Roberto Arciola
Gmail, con i suoi 4,2 miliardi di utenti attivi, si conferma il servizio email più utilizzato al mondo.
Tuttavia, nonostante la sua vasta diffusione, molti non sfruttano appieno le sue potenzialità. Ecco alcuni trucchi per diventare dei veri “Maestri Jedi” di Gmail.
Ecco i trucchi che conoscono in pochi
1. Personalizzare etichette e filtri: la chiave per una casella di posta organizzata è l’uso intelligente delle etichette e dei filtri di Gmail. Creando etichette specifiche per clienti o progetti e applicando filtri che indirizzano automaticamente i messaggi nelle cartelle appropriate, si può dire addio al caos nella propria inbox.
2. Visualizzare l’icona dei messaggi non letti: per chi desidera avere sempre sotto controllo il numero di messaggi non letti senza aprire Gmail, esiste una soluzione semplice: attivare l’icona dei messaggi non letti nelle impostazioni avanzate su desktop. Questo piccolo trucco permette di avere un’istantanea immediata della propria casella di posta.
3. Attivare la casella di posta prioritaria: Gmail offre la possibilità di evidenziare i messaggi prioritari portandoli in cima alla lista della posta in arrivo con pochi clic nelle impostazioni. Configurando adeguatamente questa funzione, si possono filtrare efficacemente le comunicazioni importanti da quelle meno rilevanti.
4. Sfruttare le scorciatoie da tastiera: le scorciatoie da tastiera sono un vero toccasana per chi desidera navigare tra i propri messaggi con velocità e agilità senza ricorrere al mouse. Impararle significa risparmiare tempo prezioso ogni giorno.
5. Utilizzare modelli per risposte rapide: i modelli salvati sono un ottimo strumento per chi invia frequentemente email simili o standardizzate. Salvando una bozza come modello è possibile riutilizzarla all’occorrenza senza dover riscrivere il contenuto da zero ogni volta.
6. Accedere a Gmail offline: la funzionalità Offline consente agli utenti di leggere e rispondere alle email anche in assenza di connessione Internet; una volta ristabilito l’accesso alla rete, le azioni verranno sincronizzate automaticamente con il server.
7. Utilizzare la funzione di scrittura intelligente: la composizione intelligente è uno strumento che facilita notevolmente la stesura delle email suggerendo frasi complete basate sul contesto del testo già digitato; questo permette non solo un notevole risparmio di tempo ma anche una maggiore coerenza nel tono delle comunicazioni.
8. Abilitare l’annullamento dell’invio: l’opzione “Annulla invio” rappresenta una vera ancora di salvezza per quegli errori involontari che possono capitare premendo troppo frettolosamente il tasto “Invia”. Attivandola dalle impostazioni avanzate è possibile scegliere un intervallo temporale entro cui annullare l’invio del messaggio.